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            論秘書如何處理與領導的關系

            摘要: 隨著我國社會的快速發展,對秘書工作提出了更高的要求,如何做一個好秘書,如何處理好秘書與領導的關系對秘書與領導都有重要影響。秘書作為領導的參謀與助力,秘書與領導是一種工作互助與合作的關系,但是由于一些秘書的認知問題,不能很好地認識秘書

              摘要:隨著我國社會的快速發展,對秘書工作提出了更高的要求,如何做一個好秘書,如何處理好秘書與領導的關系對秘書與領導都有重要影響。秘書作為領導的參謀與助力,秘書與領導是一種工作互助與合作的關系,但是由于一些秘書的認知問題,不能很好地認識秘書與領導的關系,導致在其平時的工作中越權現象頻等。鑒于秘書在處理與領導關系時存在的誤區,筆者提出秘書要做好自身定位,把握好與領導關系的度,發揮好參謀作用,發揮好領導的長處;替領導把關,維護好領導的權威,不斷提高自身的素質,這樣才能更好地協助領導,維持與領導良好的工作關系,以期為相關的研究提供有力的參考依據,是具有現實與實踐意義的研究課題。
              關鍵詞:秘書;領導關系;素質
            論秘書如何處理與領導的關系
              隨著我國社會的快速發展,以及人們對服務效率的要求越來越高,秘書作為領導的助手,需要適應時代發展需要,提高自己在知識、智力、能力等方面的能力,要動態地全面地協調發展。參謀助手、承上啟下、協調服務、調查研究、信息督查,是秘書工作的幾項基本職能。一個優秀的秘書能提升領導的辦事效率,能有效地協助領導,成為領導的左右臂。在工作中秘書要能充分發揮自身優勢,不斷提升工作技能與工作效率,成為領導真正的得力助手。要順利履行這些職能,就要求秘書人員是精通各方面技能。秘書工作與領導工作緊密地聯系在一起,領導有什么樣的需要,秘書工作就應及時提供什么樣的服務。秘書在平時的工作中要很好地對自身進行定位,從而發揮秘書的才能與才智。
              隨著社會主義市場經濟的發展和政治民主化進程的推進,文秘工作也正日益顯現出其重要性。作為XXX的一名合格的秘書,不僅要有良好的素質,而且要注意工作方法,處理好與有關方面的關系,特別是與領導人之間的關系。否則,工作就不能順利開展,任務就難以完成。筆者就秘書工作者如何正確處理好與領導的關系做了深入分析,希望能使秘書意識到自身定位的重要性,正確認識到自己和領導的關系,從而能高效地工作。

              一、 秘書與領導的關系定位

              在日常的工作中,秘書要想更好地處理與領導的關系,一定首先要弄清秘書與領導的關系定位,秘書與領導不僅是同事關系,是人格平等的雙向交流關系,也是主輔與師生關系。

             ?。ㄒ唬┩玛P系

              秘書崗位是隨著領導崗位的發展而產生的,有了領導的存在才有秘書的存在。秘書與領導的關系是一種特殊的同事關系。秘書與領導的同事關系說明兩者之間是互助互幫的協作關系,都是組織團體的一員,是為了組織的目標而共同努力。在工作中當秘書遇到困難,領導應該積極幫助,當領導遇到工作難題,秘書也要盡力幫助領導度過難關。這種關系處理的好壞事關全局工作的開展,關系秘書工作的成敗。一般機關單位的秘書要為整個機關單位領導群體服務的,工作具有綜合性的特點。從秘書職位的角度來看,秘書職位正在經歷向社會職業轉變的過程?,F代社會的秘書,在本質上是領導人工作的助手,既不能缺位無所作為,也不能越權胡作非為。

             ?。ǘ┤烁衿降鹊碾p向交流關系

              現代社會中秘書與領導的關系是一種新型的關系,這種關系是建立在秘書與鄰導工作的共同目標與信念的基礎上。在當今社會中,秘書與領導都是人民的公仆,都是為人民服務的,只是他們的職位不同,分工不同,而在人格上是平等的,無貴賤之分。領導與秘書都是國家的公民,都享有憲法規定的平等權利和承擔同等的義務。秘書與領導的關系,無論是領導使用秘書,還是秘書服務于領導,都不能違背公民的基礎權利和義務;否則秘書和領導就會出現不正常的關系。秘書與領導的雙向交流關系是指信息在秘書與領導之間的溝通,當秘書將信息反映給領導,領導提出了自己的看法,然后又反饋給秘書,當秘書感覺領導對有些信息把握不全面,可以重復地與領導進行信息的交流。

             ?。ㄈ┲鬏o關系

              處理好秘書與領導的關系,最根本的是要處理好工作關系,在職能上看,秘書要為領導人服務,輔助領導是秘書工作的天生的屬性,輔助領導也是對秘書工作的基本要求[1]。領導是作決策的擁有權力的人,而秘書是出謀劃策的執行領導權力的人,就像人們常說秘書是領導的參謀與助手,也就是說明領導與秘書的關系是主輔關系。領導有什么樣的要求,秘書就要盡力滿足領導的要求,出色地完成工作。如秘書為領導作會議記錄、幫領導起草文件,為領導管理公司內部各種瑣碎的事務,安排領導的行程等。

             ?。ㄋ模熒P系

              在組織上看,秘書是上傳下達的橋梁,秘書與領導人是上下級關系,領導人領導秘書,秘書執行領導的指令。在生活上看,秘書與領導之間是朋友或師生的關系。認為,領導都是具有一定閱歷與才華的人,他們身上有許多值得秘書學習的閃光點,秘書在協助領導工作的過程中,也是在向領導的這位老師不斷學習的過程,因此本人認為領導與秘書也是一種師生關系。因此,秘書與領導的關系定位很重要,如果關系定位得好,秘書將成為領導者的得力助手,反之,則成為領導者工作上的阻礙。

              二、 秘書在處理與領導關系時存在的誤區

              秘書是領導的參謀與助手,得益于這種優越的條件,一些秘書在處理與領導關系時出現了誤區:

             ?。ㄒ唬┳陨矶ㄎ徊粶?,越權現象頻發

              在現代,領導工作和秘書工作都已發生新變化,秘書與領導的關系呈現“兩極分化”的趨勢,造成一些秘書對自身角色定位不明,對自己的工作職責認識不清,不能正當地履行職能。一是一些秘書奴從于領導的權勢,為了討好領導變成唯領導是從的人。少數對領導一味地服從,造成秘書正常工作的不能正常進行。
              二是一些秘書與老板關系走得近,變參政為主政。秘書輔助領導工作,在本單位組織結構中,具有位居中樞、接近領導身旁的位置,起著領導助手的作用。秘書沒有權力,隱含權力,有著特殊地位和特殊身份。秘書工作往往伴著領導工作進行,隱含著領導權力,并借助這種隱含權力推動和開展工作。目前在一些地方,秘書在工作中事事操心,領導也就全權委托秘書處理,使秘書在參與政務、管理事務方面獲得更多自主發揮的權力,成為領導的形象代言人[2]。也有一些秘書過分表現自己,自以為是,自作主張,造成領導工作失位,秘書工作越位,例如本應該由領導經手的事情,秘書就不經過領導自己拿主意。

             ?。ǘ╇S意介入領導的私人事務

              作為領導不僅有很多工作需要處事,同時領導也是普通人,也有自己的家庭,當然也有很多家務事需要處理。作為秘書,主要是輔助領導工作的,應該把精力放在如何協助領導作好工作,而不是費盡心思幫忙領導解決家務事。但是現在一些秘書對自己與領導關系認識不到位,以為領導很看好自己,也希望盡力為領導分憂,于是不由開始參與領導的家務事。
              例如,有位秘書出于對老領導及其家屬的關心和愛護,總好介入老領導的家務事,甚至因情況了解不透而好心收不到好效果。那位老領導因最小的身體有點毛病,便私下里為他積攢了一點兒錢。秘書將此事告老大引起誤會。老領導后來理解秘書的一片好心。從這件事可以看出秘書又確是好心做了壞事。秘書一定要有自知這明,不要介入領導的私人事務。
              領導的私人事務,范圍比較廣泛,如買米、買菜等活計,掃除等勞動,成員關系的處理,以及家庭的有關秘密,等等。這些家務事,本不屬秘書的份內職責,但有的秘書出于對領導的關心和愛護,時而協助做些力所能及的家務事,也并非不可以,只是不要過多地分散精力,要注意的是,有個別秘書為了討好領導及其家屬,對其家務事很用功,也很用心,甚至在一定程度上影響了更好地為領導服務,這就得不償失了。

             ?。ㄈ┳杂蓞⑴c領導之間的爭執

              由于秘書的身份特殊,經常與領導在一起,領導之間為了處理事務,在意見上難免會存在分歧之處,但是作為一名秘書一定要意識到自己的身份,不能自由參與領導間的爭執,可以當和事佬,或者保持沉默。但現在有很多秘書的修養不夠,認為自己懂得很多,以為自己的處事方法很成熟,就自由參與領導的爭執,說出自己的意見,給自己帶來不必要的麻煩。
              當領導間發生爭執時,秘書保持沉默是比較好的選擇,因為秘書與領導的水平有一定差距,有些事情的看法也不一樣,若說出自己的意見,難免會得罪其中一些領導。秘書可以遵循這樣的原則:秘書不能也不允許介入領導者私人之間或工作中的分歧和矛盾中[3]。

             ?。ㄋ模┻^度揣摩領導的心思

              秘書要為領導服務,要做好領導的參謀,就需要了解領導的想法,這樣會有助于秘書工作的開展。人的性格決定了他的工作習慣、工作方法與工作規律,而秘書既然是要為領導的工作提供輔助的,那就要摸清領導的個性,只有這樣才能更好地根據領導的個性來為其安排好工作。但在現實生活中,很多秘書為了獲得職位提升與好的福利、待遇,過度地揣摩領導的心思,無論大小事,只要領導交代的,不從客觀方面看待事情,而只從領導的喜好來判斷,從而處理事務,影響了秘書工作的公平與公正。
              每個領導都有自己獨特的個性。有的領導果斷、有魄力、敢于負責;有的領導則謹慎、細致,甚至有點優柔寡斷;有的領導有強烈的競爭意識和進取心,有的領導則不愿冒尖,害怕出漏子,只求平安無事等,秘書工作的從屬性要求秘書必須要適應并配合領導[4],所以秘書需要摸透他所服務的領導的獨特個性特點,但不是過度的揣測領導的心思。

              三、 秘書如何處理好與領導的關系

              由于一些秘書自身的素質問題,以及知識閱歷不深,在認識自身與領導的關系時存在誤區,影響了秘書工作的順利開展,影響了秘書與領導的關系。一個和諧的良好的工作氛圍,需要秘書自己創造,因此,秘書一定要努力從以下幾個方面處理好與領導的關系。

             ?。ㄒ唬┳陨矶ㄎ粶蚀_,把握好與領導關系的度

              俗話說:“思想決定高度”。輔助性決定秘書工作中的被動性,秘書在工作中雖然要服務領導,但秘書一定不能盲從。秘書在工作中主動意識與思維能力對秘書工作至關重要。雖然秘書工作具有很強的服從性、服務性特點,但秘書人員又都是具有獨立人格和獨立思維能力的個體。特別是在當代,秘書人員應該具有較強的主動性和能動性,同時現代的秘書人員多半受過較高層次的教育,他們更應有思考的獨立性。如果沒有積極主動的意識,是做不好參謀與管理的[6]。因此,作為一個秘書人員,應該鍛煉和培養自己的獨立思考和獨當一面的能力,以便在領導決策前為之提供有效的依據,在領導決策后正確領會并執行其意圖。
              秘書工作性質和地位的特殊,決定了秘書人員必須遵循的行為規范,恪守的工作職責。秘書經常處在事務與政務、謀劃與執行、規范與隨機、間接與直接等一系列對立統一體中,這就要求秘書要有十分強烈的角色意識。尤其是在當前各種思潮、各種利益的影響沖擊下,秘書更應正確把握自己,時時刻刻清醒地認識到:我是誰,我在干什么,我應該怎么辦?對自己的職業定位有一個清醒、全面、恰如其分的認識,在工作中不斷校正自己的行為,使一言一行始終符合秘書的身份和地位。要在積極主動和被動工作之間把握好“度”,正確處理好領導授意與授權的關系、交待與交辦的關系、參與與干預的關系,做到工作進位不脫位參謀到位不越位。秘書人員要有一個較好的職業素養和職業道德,能夠正確對待領導和群眾,做到志趣相投,忠實守信;注意深入實際,深入群眾,讓群眾滿意,領導也滿意。
              在新形勢下,秘書要積極進行創造,提高工作的主觀能動性,多為領導出點子、想辦法,分擔領導的一些具體工作,做領導名副其實的參謀和助手。秘書還要創新改進工作方法。在參與政務上,要參而不決,謀而不斷,做到參與不干預、服從不盲從,力求參之有度。在提供服務上要變被動為主動,增強預見性,變淺層為深層,增強工作透明性;變滯后為超前,增強工作敏銳性。在管理事務中,要樂于做小事,善于謀大事,做到有心于事、熱心于事、用心于事。

             ?。ǘ┮e極善謀,發揮參謀的作用

              參謀是對秘書工作的更高要求,秘書要努力當好領導的參謀。由于秘書人員直接為領導服務的,對領導工作提供輔助支持,所以人們常稱秘書為領導的“外腦”。秘書人員要想做到善謀,首先要有正確的角色意識。秘書必須注意使自己的言行符合角色規范,做到既尊重領導、堅決執行領導指示,始終把為領導提供有價值的決策依據及參謀意見作為自己的重要職責。其次,要明白領導交待工作的目的。要參與點子上,謀到關鍵處,必須準確理解和把握領導意圖[7]。要做到既能按領導意圖正確發揮,又不自作聰明。秘書要以敏銳的觀察力抓住工作中的關鍵環節,形成有價值的參謀意見。秘書還要注重進言技巧,要根據領導的心理、行為特征,巧妙地說出自己的見解或不同意見。秘書人員要做到善謀還必須把握參政的度,秘書人員要用良好的職業道德規范約束自己,踏踏實實地做好工作。
              在工作中,秘書始終是處于輔助地位的,秘書必須找準自己的位置,不能越位越權。“越位”,就是犯規。在行政管理中,秘書不準“越位”是為了避免混亂,不干擾上級層次的工作、不影響下級層次的各種關系。當今社會,秘書工作已經成為一種廣泛的社會職業,秘書人員隊伍迅速壯大,秘書的服務范圍不斷擴大,服務領域逐漸拓寬。在這種新形勢下,秘書人員更要發揮參謀的作用,積極輔助領導。

             ?。ㄈ┮m應與尊重領導,注意發揮領導的長處

              1、尊重領導,維護領導的職務權威
              在任何一個組織里領導一般都是擁有一定閱歷與才智的人,一定是在某一方面具有一定專才的人,因此,領導在組織內都會擁有一定的地位與聲望,對秘書而言,領導是師長,是上級,尊重領導是我們中華民族五千年文明的體現,也是一個組織文化的體現,尊重領導更是對秘書為人的基本要求。秘書要學會尊重領導,不僅要從心里尊重領導,更要從日常的行為尊重領導,對領導說話要禮貌,要認真聽取領導的意見與建議等。尊重領導做秘書的基本要求,秘書不僅要尊重領導的意見和決策,還要尊重領導的職權。領導者的意見和決策大多是經過全盤考慮和深思熟慮的。一般情況下,這些意見和決策是正確的。秘書工作者應堅決按照這些正確的意見和決策去做。特別是這些意見和決策不被人理解或有人反對時,秘書人員要挺身而出,站在領導一邊,給予大膽支持。秘書不僅要堅持了真理和正義,而且也會獲得領導的充分信任和尊重,進一步密切相互間的關系。秘書人員是服務性人員,不是決策者,因此必須按職責規定辦事,不能越職代權,借領導的名義發號施令。秘書必須明確自己為領導服務的界限,克服那種自己的意見未被采納就感到委屈失望的心理。在處理一些較重要的事情時,應該及時向有關領導匯報請示,而不能自作主張。秘書工作是為領導者服務,會知道很多機密事件,有許多工作只能埋頭做,無論工作多么艱辛,也不能與人訴說。這就要求秘書遵守其職業的道德準則,要維護領導的權威。一個秘書人員在任何情況下都不能故意破壞領導的威信,不能散布有損領導威信的言論。
              2、適應領導,為領導提供優質的服務
              秘書平時接觸最多的是領導,服務最多的也是領導。秘書要處理好與領導的關系,一定要適應領導的工作效率、工作方法、工作態度、處事原則與行為習慣等,這樣才能更好地與領導的行為保持一致,才能更好地為領導服務,才能與領導建立更好的合作關系。作為秘書首先要贏得領導的好感和信任,要了解領導的性情和做事方式。其次,秘書在平時的工作中要尊重領導,注意發揮領導的長處,這就會為更好地服務領導需要創造便利條件。秘書必須堅持把優質服務,滿意服務作為秘書工作追求的最高目標,充分發揮主觀能動性。努力掌握領導工作和秘書工作規律,把握工作動態,增強工作預見性;實行換位思考,多方面認真領會領導意圖,把自己工作納入領導工作范圍之中,與領導合拍、同步。秘書要始終保持旺盛的精力和積極有為的精神狀態,做到隨喊隨到,也就是進入角色快、完成任務快、工作效率高。秘書人員對上級要尊重,對下級部門和基層群眾要謙虛。好的性格也是秘書處理好各種關系的重要因素,性格、脾氣是品德修養的一種體現。如果秘書人員自恃有才干,而不注意職業品德修養,也是搞不好關系的。
              3、理解領導,工作上為領導分憂
              秘書要體諒領導的難處,為領導分憂。一個領導者不是全能的,在工作中會遇到這樣或那樣的困難,如工作中的、學習中的、家庭生活中的各種困難。秘書要積極地幫助領導克服這些困難,多出主意,多提供服務,盡可能解除領導的后顧之憂。秘書在為領導分憂的時候一定要把握好度,對領導的私人事務只可建議,不要過多地參與。秘書要真正做到和領導同甘共苦、共患難,這樣才有可能和領導建立密切關系,建立起深厚的感情。

             ?。ㄋ模┟貢骖I導把關

              秘書是領導的助手和參謀,把關是當好參謀和助手的重要方面。周xxxx經常對秘書和警衛人員說:你們要幫助我把把關,要經常提醒我,不要誤事,誤事會出問題[8]。秘書應該把領導每天的詳細日程安排、一周的大致活動,乃至一個月的活動和會議安排都列出時間表來,隨時報告領導。秘書凡事要多聯想、多設問,辦任何事情,都要多問些情況,要想到有關的問題,給領導匯報事情就主動了。所有的職業都有個共同點,那就是遵守職業道德,秘書行業當然也不例外。
              秘書作為領導者身邊的參謀助手,秘書的工作必須是與領導的公務服務相適應的。因為領導者在工作中要處理決策等,秘書在領導身邊便能發揮其作用,比如在領導做出決策時及時的提供輔助和參謀,幫助領導更好的作出決策,從而分擔領導的工作壓力,延伸領導的影響力。當秘書能替領導把好關,對一些不利于領導形象與人民的事件堅決反對,對一些利民利國的事情堅決支持,能積極給領導建議,也能在一定程度上樹立領導的權威。

             ?。ㄎ澹┩咨铺幚眍I導的私人事務

              1、領導明確指示時可以處理
              秘書要為領導處理很多事情,但秘書一定要認清自己與領導的關系,必須正確對待自己與領導之間的關系。當領導提出要讓秘書為自己辦理某種私事時,秘書一定要盡力辦好,秘書在處理領導的私人事務時要堅持被動的原則,若領導沒有指示時,秘書切不可自作主張參與領導私事。在生活中,秘書對領導的關心和照顧要從工作角度出發,除非領導的特別要求,一般秘書不要介入領導的私生活。所以,秘書要注意處理好這些思想上的誤區,才能在工作上處理好與領導之間的關系。
              2、涉及領導家務事的最好不要涉及
              在當今不斷發展的社會中,從事秘書工作的人越來越多。一些秘書為了討好領導,過多地參與領導的私人事務,從而取悅領導以換取職位的晉升、獲取特殊照顧或某種私利,對于秘書人員來說,這都是不應該的。秘書不應該主動參與領導的私人事務處理中,尤其是領導的家務事。家丑不可外揚,作為領導也要有自己的私人空間,從內心也不希望秘書參與其家務事。秘書的基本工作是輔助領導工作,要想法減輕領導的繁重的工作。所以其主要精力應用到工作上,如有精力,可以學習。領導的私人事務,如趕上了并不是不可以做,但要把握適度原則,不要影響了正業。不過,凡容易引起矛盾的事兒切不可做[9]??傊?,領導的私人事兒,在領導沒有指示的情況下秘書盡量不要介入,而且要切切牢記在內心。
              秘書工作是一項非常有挑戰性的工作,但是隨著工作的日益復雜與精細,對秘書工作提出了更高的要求,由于秘書對其與領導的關系把握不清,影響秘書工作的順利開展,筆者對我國秘書在處理與領導關系存在的問題提出相應的發展建議,希望秘書工作者能不斷提升素質,提高工作水平。
              隨著我國社會的快速發展,現代領導對秘書的要求更高更嚴,作為現代秘書,不僅要有寬廣的視野、創新的思維、不斷更新知識的能力和良好的職業道德,更要懂得領導工作和秘書工作的新型合作的關系,把握好與領導關系的度,成為領導的得力助手與參謀。
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